Stap 2
Projectorganisatie
Nadat de verschillende relevante partijen hebben ingestemd met een samenwerkingsverband, en eventueel een samenwerkingsovereenkomst is ondertekend, krijgt de aanpak al een projectstructuur. De aanstelling van een projectleider (trekker) en projectgroep (deelnemers) voorkomt eventuele vertraging in de voortgang van het project. Het is dan ook aan te raden in deze fase de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de projectgroep (deelnemers) en de projectleider (trekker) vast te leggen.
Projectleider
De projectleider vormt een belangrijke spil in het project. Hij/zij is de ambassadeur van het project en het centrale coördinatie- en aanspreekpunt. Het is raadzaam om de projectleider onder te brengen bij een gemeentelijke organisatie (bijvoorbeeld de veiligheidscoördinator of de gemeentelijke coördinator van het jeugdbeleid). Deze neutrale organisatie heeft bij de uitvoering van het project de regiefunctie. Houdt als projectleider rekening met een extra tijdsinvestering, zodat het project goed weggezet kan worden.
Afhankelijk van de afspraken binnen de projectgroep zijn de taken van de projectleider onder andere:
- zorgen voor afstemming en bewaking van de uit te voeren activiteiten,
- rapporteren, overleg voeren en afstemmen van de voortgang met alle betrokkenen,
- implementeren van het project,
- in samenwerking met de afdeling communicatie de PR en voorlichting rondom het project verzorgen,
- beheren van het projectbudget,
- optreden als contactpersoon.
De projectgroep
De projectgroep is een samenstelling van alle betrokken organisaties. Belangrijke aspecten voor een succesvolle projectgroep zijn:
- deelnemers hebben voldoende beslissingsbevoegdheid om activiteiten uit te kunnen voeren,
- organisaties zijn niet oververtegenwoordigd in de projectgroep,
- de projectleider is de voorzitter van de groep en de daar aan gekoppelde overlegvormen,
- de aanpak van het specifieke probleem wordt gezamenlijk in de projectgroep geformuleerd (na de probleeminventarisatie),
- deelnemers zijn op de hoogte van ieders uit te voeren taken,
- duidelijke afspraken over te hanteren begrippen,
- verwachtingen van de deelnemers zijn helder in beeld gebracht.